Leestijd
Analyses uitvoeren, adviezen opstellen en processen uitdenken. Het werk van een Project Management Officer (PMO) staat voor veel verantwoordelijkheid en dagelijkse uitdaging. Vanuit deze rol draag je bij aan het bedrijfsresultaat van grote organisaties, zorg je ervoor dat projecten ook echt waarde toevoegen en optimaliseer je processen voor kostenbesparing. Heb jij een ‘get things done’-mentaliteit en haal jij voldoening uit het bedenken van slimme oplossingen voor vervelende knelpunten? Zorg je er graag voor dat activiteiten logisch en efficiënt zijn georganiseerd? Benut die skills en help consumenten en organisaties met vaart vooruit als Project Management Officer.
Wat doet een PMO consultant?
First things first: wat is de betekenis van PMO? De afkorting PMO staat voor Project Management Officer. Als je dat hoort verwacht je dat een PMO fungeert als hoge pief binnen een bedrijf, dus als een soort projectleider of project manager. Dat is niet helemaal waar, hoewel dit wel een van de petten is die de PMO kan opzetten. Een PMO heeft een bredere, analytische functie en is naast zijn of haar verantwoordelijkheid voor de uitvoering van projecten, ook contact bezig met het optimaliseren en standaardiseren van processen binnen een organisatie. Met zijn resultaatgerichte blik weet een PMO haarfijn aan te wijzen waar kostenbesparing mogelijk is of waar werkzaamheden binnen teams efficiënter op elkaar afgestemd kunnen worden.
Knelpunten signaleren en oplossen
Stel: de HR-adviseurs binnen een HR-afdeling worstelen met de taakverdeling binnen het team. Met als mogelijk gevolg dat collega’s dubbel werk doen of onnodig veel tijd verliezen aan dubbele werkzaamheden of afstemming. Een PMO kan dan ingezet worden om de knelpunten te signaleren, een plan van aanpak op te stellen en een oplossing voor te stellen. Kortom, in deze functie ben je niet bezig met de inhoud, maar met de vorm en het proces. Organisaties maken vaak gebruik van een PMO consultant om gericht een probleem aan te pakken, al hebben veel organisaties inmiddels ook een vaste PMO in dienst.
Taken van een Project Management Officer
Een bedrijf zonder projecten komt namelijk haast niet voor. Vrijwel alles met een begin en een op te leveren product is als project te benaderen. Vaak zijn projecten te optimistisch en onrealistisch ingericht, lopen ze enorme vertraging op en rijzen de gemaakte kosten de pan uit. Veel projecten zijn daarom lang niet zo geslaagd als gehoopt, gepland of beloofd. Een PMO consultant biedt daar voor veel bedrijven een oplossing voor. De PMO neemt de leiding, stuurt het proces de juiste kant op en geeft gevraagd en ongevraagd advies aan het team.
Focus op feiten en efficiëntie
Terwijl het project gaande is, stelt de PMO voortgangsrapportages op om te checken of alles nog volgens budget en planning verloopt. Analyses en rapportages helpen om de vinger op de zere plek te leggen en het management up to date te houden over de vorderingen. Aan het einde volgt een advies, waarin wordt uitgelegd hoe de project flows gestandaardiseerd en geoptimaliseerd kunnen worden, zodat de observaties, conclusies en aanbevelingen duurzaam binnen een organisatie ingebed kunnen worden. Effectief, efficiënt en doelgericht aan de slag – daar ga je als PMO consultant voor.
De benodigde skills voor een carrière als PMO
Het verbaast je vast niet, maar een PMO consultant is een echte teamplayer. Dat moet ook wel als je als veranderaar een compleet team moet meekrijgen in de juiste mindset. Tegelijkertijd is het belangrijk dat een PMO ook zelfstandig te werk gaat. Soms is er juist afstand nodig van het team om objectief en “hoogover” te kunnen kijken naar een project. Dit vergt dus een zekere balans tussen onderdeel zijn van het team en oog houden voor het grotere geheel. Met een stukje overtuigingskracht krijgen je de neuzen binnen het team de juiste kant op. Jezelf stevig presenteren is dus key. Een PMO consultant brengt processen en persoonlijkheden in kaart, weet de juiste mindset te creëren en stimuleert het team tot effectief werkgedrag.
Naast deze sociale skills moet een PMO ook onderzoekend en kritisch zijn. Door analytisch te denken, te reflecteren en te onderzoeken ontdek je de knelpunten bij een stagnerend project. Tot slot is een PMO gebaat bij bezit van de nodige kennis van data-analyse. Van data-analyses en Excel-sheets tot uitgebreide rapportages: als PMO werk je niet alleen op gevoel en inzicht, maar heb je ook de feiten bij de hand om je plannen te motiveren. De functie combineert dus op unieke wijze een sociaal én data-analytisch takenpakket, een waarin je zeker als consultant nooit uitgeleerd bent.
Opleidingen of trainingen tot PMO consultant
Vele wegen leiden naar een carrière als Project Management Officer. Zo kun je in een dergelijke rol belanden door het opdoen van werkervaring, maar je kunt je ook via gerichte opleidingen en trainingen voorbereiden op het vak. Vaak vragen vacatures voor een PMO een opleidingsniveau van minstens hbo en is kennis van projectmethodieken, zoals Scrum, Agile, Lean en Prince2 een pre. Daarnaast moet je over een goeie dosis assertiviteit beschikken om in deze rol uit te blinken. Klinkt veeleisend, maar met de juiste voorbereiding, begeleiding en training kun je aan de slag in deze rol. Wanneer je kiest voor een traineeship Business IT is een carrière of tijdelijke opdracht als PMO een van de mogelijkheden. Ben jij klaar om deze functie uit te oefenen?
