Leestijd
Ze zijn niet meer weg te denken uit het (bedrijfs)leven: applicaties. Slimme software op onze computers die de uitvoering van handelingen vergemakkelijken, herhalende handelingen automatiseren en de toegankelijkheid van informatie verbeteren. Een groot deel van die applicaties vinden we tegenwoordig op onze mobiele apparaten. En ook binnen het bedrijfsleven is er steeds meer sprake van anytime, anyplace-applicaties voor snelle toegang tot bedrijfssoftware. In deze blog vertellen we je wat je moet weten over applicatiebeheer in de vorm van vijf feitjes.
Applicatiebeheer is IT
De naam applicatiebeheer is een tikkeltje misleidend. Het doet je vermoeden dat het daarbij gaat om het geheel van onderhoudswerkzaamheden dat nodig is om een applicatie up to date en running te houden. Klopt een beetje, maar toch niet helemaal. Applicatiebeheer gaat namelijk vooral ook om het technische onderhoud van applicaties. Is de laatste versie geïnstalleerd? Werkt deze versie naar behoren? En hebben de mensen die het programma gebruiken ook echt toegang tot de software en de juiste functionaliteiten? Kun je als consultant van House of Bèta bijvoorbeeld eenvoudige je uren makkelijk declareren in het systeem? Dat is waar applicatiebeheer om draait. Ervoor zorgen dat de applicatie aansluit op de wensen van de operatie, dat is het domein van functioneel beheer.
Applicatiebeheer en functioneel beheer: wat is het verschil?
Er is namelijk nog weleens onduidelijkheid over het verschil tussen applicatiebeheer en functioneel beheer. Geheel onterecht, want het vak van functioneel beheer is wezenlijk anders. De sleutel zit hem in het woord functioneel. Een computerprogramma- of systeem heeft natuurlijk altijd meer denkkracht dan een mens, maar het praktische nut bepalen en bewaken, dat stukje beheer noemen we dus functioneel beheer. De functioneel beheerder zit niet zelf aan de knoppen, maar instrueert de applicatiebeheerder over wat nodig is om de eindgebruiker in zijn behoefte te voorzien. Daarvoor moet je weten hoe de bedrijfsprocessen in elkaar steken en welke behoefte de medewerkers binnen de verschillende onderdelen van een bedrijfsproces hebben. Veel organisaties hebben daarvoor ERP-systemen, applicaties die samenwerkende afdelingen met elkaar verbinden. Inkoop met Finance, Finance met Sales, Sales met de Klantenservice en de Klantenservice weer met Inkoop. Functioneel beheer gaat om gevraagd en ongevraagd zoeken naar een optimale aansluiting van de software op mensen, afdelingen en processen.
Met goed applicatiebeheer voorkom je dat je de boot mist
Digitale ontwikkelingen gaan maar een kant op: up! Van cycli is geen sprake: als je de boot mist duurt het een tijdje voordat je hem zwemmend hebt ingehaald. Diezelfde vlieger gaat op voor applicatiebeheer. Softwareproducenten en -ontwikkelaars zijn voortdurend in de weer met updates, het toevoegen van functionaliteiten en het verbeteren van systemen. De wensen van bedrijven zijn daarin leidend. Minder handelingen, meer beschikbaarheid van data, afstemming op de werkprocessen van medewerkers en meer uniformiteit. Dat veel applicaties anno 2021 in de cloud staan en beheerd worden door een externe partij is een voorbeeld van die uniformiteit. Toch blijven ontwikkelaars continu bezig met verbetering. Organisaties doen er goed aan om die ontwikkelingen bij te houden. Daarin kan een mooie rol voor de applicatiebeheerder weggelegd zijn.
Applicatiebeheer: voorbeeld uit de praktijk
Een voorbeeldje van applicatiebeheer in de praktijk levert Sam Hullegien. Als consultant bij House of Bèta heeft hij onder andere ervaring als devops engineer en functioneel beheerder:
”Tijdens een eerdere opdracht als functioneel beheerder bij een pensioenuitvoerder kreeg ik het signaal dat deelnemers hun pensioenaanspraken niet meer konden raadplegen op Stichting Pensioen Register. Door in de testomgeving het proces na te lopen zag ik dat de fout zat in de koppeling tussen de websites van de pensioenuitvoerder en de Stichting Pensioen Register. De applicatiebeheerder ontdekte dat een van de websites beschikte over een verouderd overheidscertificaat. Hierdoor werd de website als niet betrouwbaar geclassificeerd en werden de aanspraken niet doorgegeven. Samen met applicatiebeheer hebben we ervoor gezorgd dat de website weer als veilig en vertrouwd werd gezien, zodat deelnemers hun aanspraken konden raadplegen.’
Ondanks de duidelijke verschillen in taken en competenties, kan de applicatiebeheerder dus niet zonder de functioneel beheerder. Deze ontvangt de signalen, brengt de verstoring in kaart en schakelt met de applicatiebeheerder voor de technische oplossing.
Applicatiebeheer doe je goed als je het structureel doet
Bedrijven zoeken continu naar manieren om slimmer en efficiënter te werken, gebruikmakend van de technische mogelijkheden die IT biedt. Daarin is applicatiebeheer een onmisbaar onderdeel. Het is dan ook niet iets wat je eenmalig doet, maar een activiteit waar je structureel aandacht aan schenkt voor de beste resultaten. Een goede applicatiebeheerder heeft niet alleen verstand van applicaties en processen, maar ook van de behoefte van gebruikers binnen een bedrijf. Dat maakt applicatiebeheer een van de belangrijkere domeinen binnen de business IT.
